Eine Software ist mit dem Start nicht fertig. Sie läuft auf einem Server, der sich ändert, mit Bibliotheken, die Sicherheitsupdates bekommen, für Menschen, deren Alltag sich weiterentwickelt. Wer sich nach dem Start nicht kümmert, hat in zwei Jahren ein System, das niemand mehr anfassen will. Ein Wartungsvertrag regelt, wer sich kümmert und was dazugehört. In diesem Artikel beschreibe ich, was hineingehört, woran Sie einen schwachen Vertrag erkennen und wie ich die Betreuung regele.
Warum Software Pflege braucht
Vier Dinge ändern sich, ohne dass Sie etwas tun. Erstens die Technik darunter: Laravel bringt jedes Jahr eine neue Hauptversion heraus, liefert 18 Monate lang Fehlerbehebungen und zwei Jahre lang Sicherheitsupdates. PHP pflegt jede Version vier Jahre. Danach bleibt jede bekannt gewordene Lücke offen. Zweitens der Hoster: Er stellt alte PHP-Versionen ab, ändert Datenbankversionen oder zieht Server um. Drittens die Umgebung: Browser, Schnittstellen zu Buchhaltung oder Zahlungsanbietern und gesetzliche Anforderungen, etwa an die Barrierefreiheit, die seit Juni 2025 für viele Anbieter Pflicht ist. Viertens Ihr Alltag: Ein Feld mehr im Formular, ein neuer Bericht, eine Erinnerung per E-Mail. Jede dieser Kleinigkeiten würde Zeit sparen, ist aber für ein eigenes Projekt zu klein.
Ohne Vertrag passiert mit diesen vier Dingen meist das Gleiche: nichts, bis etwas ausfällt. Dann ist es dringend, teuer und niemand kennt das System mehr.
Was in den Vertrag gehört
Ein guter Wartungsvertrag beantwortet die Fragen, die im Ernstfall gestellt werden. Diese Punkte sollten darin stehen:
- Umfang der Updates. Framework, Bibliotheken und PHP-Version werden regelmäßig aktualisiert, nicht erst, wenn der Hoster droht. Es sollte klar sein, wer entscheidet, wann ein Versionssprung ansteht.
- Überwachung. Jemand oder etwas prüft laufend, ob das System erreichbar ist und ob sich etwas verändert hat, das niemand geändert haben sollte. Ausfälle sollen auffallen, bevor Kunden anrufen.
- Datensicherung. Wer sichert wie oft, wo liegen die Sicherungen, und wann wurde zuletzt geprüft, ob sich daraus wirklich etwas wiederherstellen lässt. Eine Sicherung, die nie getestet wurde, ist eine Hoffnung.
- Fehlerbehebung. Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert: wie Sie es melden, wer sich kümmert, in welchem Zeitrahmen. Welche Zeiten gelten, gehört in den Vertrag, nicht in eine mündliche Zusage.
- Weiterentwicklung. Kleine Wünsche aus dem Alltag werden im Kontingent umgesetzt, ohne dass jedes Mal ein Angebot geschrieben wird. Größere Vorhaben werden gesondert vereinbart.
- Dokumentation und Zugänge. Der Code liegt in einer Versionsverwaltung, Zugangsdaten sind hinterlegt, Entscheidungen sind festgehalten. So kann im Notfall jemand anderes übernehmen.
- Ansprechpartner. Sie wissen, wen Sie erreichen, und diese Person kennt Ihr System. Ein Ticketsystem ohne Namen dahinter ist kein Ansprechpartner.
- Abrechnung und Laufzeit. Festes Kontingent oder nach Aufwand, Umgang mit nicht genutzten Stunden, Laufzeit und Kündigung. Beides sollte so klar sein, dass Sie es ohne Nachfrage verstehen.
Woran Sie einen schwachen Vertrag erkennen
Drei Warnzeichen sehe ich immer wieder. Das erste ist die Pauschale ohne Umfang: „Wartung inklusive" steht im Angebot, aber nirgends, was damit gemeint ist. Im Zweifel ist es dann nur das Einspielen von Updates, wenn der Hoster es verlangt. Das zweite ist die Abhängigkeit: Nur eine Person kennt das System, es gibt keine Dokumentation, und der Code liegt auf einem Rechner, nicht in einer Versionsverwaltung. Fällt diese Person aus, steht alles. Das dritte ist die fehlende Sicherung: Der Vertrag erwähnt Sicherungen nicht, oder niemand hat je eine Wiederherstellung geprobt.
Ein Vertrag, der diese drei Punkte sauber regelt, ist meist auch im Rest gut.
So regele ich die Betreuung
Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten. Sie beschreiben Ihr System und was Sie brauchen: nur Sicherheit, oder auch laufende Weiterentwicklung. Danach arbeite ich mich ein, auch wenn das System von jemand anderem stammt: Code, Server, Datenbank, Sicherungen. Daraus entsteht eine Liste, was aktuell ist und wo Handlungsbedarf besteht.
Dann legen wir das Kontingent fest: 10, 20 oder 40 Stunden im Monat. Darin stecken Sicherheitsupdates, Überwachung, Fehlerbehebung und Ihre Wünsche aus dem Alltag. Sie wissen, was es kostet, ich kenne Ihr System, und Verbesserungen kommen laufend und nicht erst im nächsten großen Projekt. Was ich Kunden als Betreuung anbiete, mache ich bei meinem eigenen Portal dieVorturner jeden Tag selbst. Das Auftragsportal von AM-Control begleite ich seit 2022.
Steht Ihr System noch auf einer PHP-Version ohne Sicherheitsupdates, gehört vor die Betreuung meist eine Erneuerung. Was die Betreuung danach umfasst, beschreibe ich unter Laufende Systeme betreuen.
Was passiert, wenn Sie keinen Vertrag haben
Das System läuft weiter, bis etwas passiert. Eine Sicherheitslücke, die niemand schließt. Ein Hoster, der die PHP-Version abschaltet. Ein Mitarbeiter, der den einzigen Zugang kannte und geht. Jeder dieser Fälle kostet dann mehr, als die Betreuung über Jahre gekostet hätte, und er kommt zur Unzeit. Ein Wartungsvertrag ist deshalb weniger eine Ausgabe als eine Entscheidung, wann Sie sich mit dem Thema beschäftigen: planbar jeden Monat oder ungeplant im Notfall.
Häufige Fragen
Was kostet ein Wartungsvertrag?
Bei mir hängt das vom Stundenkontingent ab: 10, 20 oder 40 Stunden im Monat. Den Preis und das passende Kontingent besprechen wir im Erstgespräch, nachdem ich Ihr System gesehen habe.
Brauchen wir das auch bei einem kleinen System?
Ja, denn die Größe ändert nichts an den Sicherheitsupdates. Ein kleines System braucht weniger Stunden, aber jemanden, der die Updates einspielt und hinschaut, wenn etwas nicht läuft.
Was ist, wenn in einem Monat nichts anfällt?
Sicherheitsupdates und Überwachung fallen jeden Monat an, auch wenn Sie nichts davon merken. Wie wir mit übrigen Stunden umgehen, legen wir im Vertrag fest, damit es keine Überraschungen gibt.
Können wir später den Entwickler wechseln?
Das sollte jeder Vertrag ermöglichen. Achten Sie darauf, dass Code, Dokumentation und Zugänge bei Ihnen liegen. Dann kann ein anderer Entwickler übernehmen, ohne bei null anzufangen.