Excel ablösen: Wann sich eigene Software lohnt

Fast jedes Unternehmen, mit dem ich spreche, hat eine Excel-Tabelle, die zu wichtig geworden ist. Sie begann als Liste, dann kamen Spalten, Blätter, Formeln und Kollegen dazu. Heute hängt ein ganzer Ablauf daran. In diesem Artikel beschreibe ich, woran Sie erkennen, dass die Tabelle an ihre Grenze gekommen ist, welche Wege es heraus gibt und was eigene Software wirklich anders macht.

Fünf Anzeichen, dass die Tabelle zu groß geworden ist

1. Mehrere Leute brauchen sie gleichzeitig. Wer die Datei offen hat, blockiert die anderen, oder es kursieren Kopien mit Namen wie „Aufträge_final_neu_2.xlsx".
2. Niemand weiß, welcher Stand gilt. Änderungen werden überschrieben, ohne dass jemand sieht, wer was wann geändert hat.
3. Kunden oder Partner fragen ständig nach. Der Stand eines Auftrags steht nur in Ihrer Tabelle, also ruft jeder an, der ihn wissen will.
4. Zwischenschritte laufen von Hand. Aus der Zeile wird ein Angebot in Word, daraus ein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Danach trägt jemand den Status zurück ein.
5. Eine Person hält alles zusammen. Nur sie kennt die Formeln und die Regeln. Ist sie krank oder im Urlaub, steht der Ablauf.

Treffen zwei oder drei Punkte zu, ist die Tabelle kein Werkzeug mehr, sondern ein Risiko. Dann lohnt es sich, über den Ablauf dahinter nachzudenken.

Was Excel gut kann, und was nicht

Ich rate niemandem, Excel abzuschaffen. Für Kalkulationen, Auswertungen und Listen, die eine Person pflegt, ist es schnell, flexibel und günstig. Schwierig wird es bei allem, was Excel nie sein sollte: eine Datenbank für mehrere Nutzer, ein Rechtesystem, ein Protokoll, wer was geändert hat, und ein Ablauf mit Freigaben und Benachrichtigungen. Dafür ist eine Tabelle nicht gemacht, und jede Formel, die das nachbildet, macht sie zerbrechlicher.

Drei Wege heraus

1. Die Tabelle aufräumen

Manchmal reicht es, die Tabelle in eine gemeinsame Ablage zu legen, Eingaben mit Datenüberprüfung abzusichern und das Format zu vereinheitlichen. Das ist der richtige Weg, wenn eine Abteilung damit arbeitet und der Ablauf einfach ist. Ich sage das im Erstgespräch auch, wenn es bedeutet, dass Sie mich nicht brauchen.

2. Fertige Software für die Aufgabe

Zeiterfassung, Warenwirtschaft, Handwerkerprogramme: Wenn Ihr Ablauf in der Branche üblich ist, gibt es dafür fertige Software. Sie ist schnell eingeführt und günstig im Monat. Der Preis dafür ist, dass Sie sich an den Ablauf der Software anpassen und nicht umgekehrt.

3. Eigene Software für Ihren Ablauf

Wenn Ihr Ablauf das ist, was Sie von Mitbewerbern unterscheidet, oder wenn mehrere Parteien daran beteiligt sind, lohnt sich Software, die genau diesen Ablauf abbildet. Das ist der Fall, den ich unter Arbeitsabläufe digitalisieren beschreibe.

Was eigene Software anders macht

Der Unterschied ist nicht die Oberfläche, sondern die Struktur dahinter. Eine Webanwendung mit Datenbank bringt mit, was in Excel jedes Mal neu erfunden werden muss:

• Erfassungsmasken mit Pflichtfeldern und Plausibilitätsprüfung, damit keine halben Datensätze entstehen.
• Benutzerkonten mit Rollen und Rechten: Jeder sieht und ändert nur, was ihn betrifft.
• Ein Stand für alle, von überall, auch für Kunden und Partner, wenn Sie das wollen.
• Statusverläufe und eine vollständige Historie: wer hat wann was geändert.
• Automatische Schritte: Benachrichtigungen, PDFs, Freigaben, Erinnerungen.
• Schnittstellen zu Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Zahlungsanbietern, damit niemand etwas zweimal eintippt.

So habe ich es bei AM-Control gemacht: Die Aufträge liefen über Excel-Tabellen und E-Mails, drei Beteiligte arbeiteten mit jeweils eigenen Ständen. Heute sehen Auftraggeber, Auftragnehmer und ausführende Firma denselben Stand im Portal, Angebote entstehen aus Vorlagen, und die PDFs erzeugt das System selbst.

So gehe ich vor

Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten. Sie zeigen mir die Tabelle und erzählen, wie die Arbeit damit heute läuft. Dann schaue ich mir den Ablauf im Detail an, mit den Menschen, die ihn jeden Tag machen. Daraus entstehen eine Beschreibung, was die Software leisten muss, und ein Angebot mit festem Rahmen. Entwickelt wird in Etappen: Den ersten Teil sehen Sie früh und arbeiten damit, bevor der nächste kommt. Ihre Daten aus der Tabelle lese ich ein, damit Sie nichts doppelt erfassen.

Was es kostet

Projekte beginnen bei mir meist bei etwa 10.000 €. Teurer wird es mit der Zahl der Beteiligten, der Schritte und der Schnittstellen. Dem gegenüber steht die Zeit, die heute in der Tabelle verschwindet: Nachfragen, Abtippen, Suchen nach dem aktuellen Stand. Wer das für eine Woche ehrlich aufschreibt, hat meist schon die Rechnung.

Häufige Fragen